Il testo seguente è tratto dal Report IDA (paragrafi 14.7.3.2, 14.7.3.3, 14.8.1, 14.8.2 e 14.8.3 )

OFFICE AUTOMATION

Conversione di documenti

OpenOffice.org è in grado di leggere e scrivere in formato Microsoft piuttosto bene, quindi non è necessario convertire i documenti durante il processo di migrazione. Se è richiesta la conversione dei documenti, la si può fare automaticamente selezionando la funzione “Pilota automatico” dal menu “File” di OpenOffice.org. Questa funzionalità consente di effettuare conversioni di gruppi di documenti.
La decisione di convertire dipende dai futuri usi del documento. Il capitolo 5 parla in termini generali di formati dei documenti e di conversioni. Se i documenti dovranno essere rieditati frequentemente, il formato utilizzato dovrebbe essere quello usato dalla maggioranza degli editori.

Conversione di Template

OpenOffice.org può usare direttamente i template scritti in formati Word97, ma in realtà è meglio convertirli nel formato nativo e archiviarli in un’area appropriata e condivisa. Questo dà la possibilità di testare ogni modello e correggere ogni eventuale errore di conversione. Openoffice.org fa la maggior parte del lavoro di conversione e il processo può essere automatizzato in caso di conversioni di grossi quantitativi di modelli attraverso la funzione “Pilota automatico” del menu “File”.

I modelli che sono stati creati con altri editor di testo necessitano la ricostruzione ex-novo manuale.

Conversione di Macro

OpenOffice.org usa un semplice linguaggio per le macro che è simile al Basic. Strutturalmente è molto simile ai linguaggi utilizzati da Word e alle ultime versioni di Wordperfect. In ogni caso i nomi degli oggetti con cui lavora sono diversi quindi tutte le macro necessitano di uno sforzo manuale per la conversione.

Le macro nei documenti costituiscono un reale rischio alla sicurezza e non sono necessarie per la maggior parte dei lavori giornalieri, quindi sarebbe più opportuno verificare se è possibile farne a meno. Molte delle funzioni di formattazione sono svolte meglio utilizzando modelli e stili, e semplici manipolazioni di dati possono essere fatte utilizzando i moduli.

Le versioni di OpenOffice.org dalla 1.1 in poi includono un registratore di macro che permette di creare semplici macro nel caso in cui fosse veramente essenziale ricorrervi.

Attualmente non esistono modi di conversione automatica delle macro, nonostante sia stato pubblicato qualche lavoro al riguardo.

EDITORI DI TESTO

Esistono molti pacchetti di editor di testo in uso nei sistemi Windows. Organizzazioni ben gestite dovrebbero averne uno standardizzato oppure permettere la transizione da uno all’altro. I pacchetti di uso più comune sono:
Microsoft Word
Microsoft Works
WordPerfect
Lotus AmiPro e Lotus WordPro
Lotus Notes
IBM DisplayWrite

Il target OSS è OpenOffice.org
I files in formati Microsoft Works, IBM DisplayWrite e Lotus non sono direttamente leggibili da OpenOffice.org quindi necessitano di essere convertiti. Può rendersi necessario esportare i file da una applicazione in un determinato formato comune e accettato; in alcuni casi si rende necessario ricorrere ad uno strumento di conversione apposito.

I files WordPerfect non sono direttamente leggibili ma c’è in corso un progetto per includere tra i suoi formati quello di OpenOffice.org. E’ comunque disponibile un semplice programma-script per svolgere una conversione-base di formati.

Il sito web http://www.raycomm.com/techwhirl/magazine/technical/openofficewriter.html
Contiene un utilissimo confronto delle funzioni disponibili in word e OpenOffice.org. L’interfaccia utente è sufficientemente simile da consentire agli utenti Word di passare dall’uno all’altro senza grosse difficoltà

IMPAGINAZIONE

L’impaginazione può esser svolta con strumenti più potenti di quelli forniti dagli editor di testo. Questi strumenti sono i cosiddetti “Pacchetti di Impaginazione Desktop” (DTP). I più comuni sono:
Framemaker
Pagemaker
Quarkexpress
Il prodotto OSS Scribus intende rimpiazzare questi prodotti e può essere anche più adatto.

OpenOffice.org è di gran lunga più potente di quanto lo erano i principali editor di testo all’epoca in cui vennero prodotti i primi pacchetti DTP. Funzioni avanzate, quali “Documenti Masters” rendono possibile maneggiare progetti di dimensioni considerevoli come produzione di libri, inoltre le funzioni di layout di pagina sono attualmente molto flessibili.

Approcci alternativi al problema della impaginazione comprendono l’uso di pacchetti di post produzione in cui il testo è marcato con un linguaggio simile all'html e convertito in una versione finale stampabile tramite l’applicazione di fogli di stile. Questi sistemi con comandi a linea di testo e non ad interfaccia grafica, possono essere molto utili per produrre documenti che cambiano molto rapidamente e per richieste di stampa da materiale contenuto in database.

FOGLI DI CALCOLO

I più comuni fogli di calcolo basati su Windows sono::
Microsoft Excel
Lotus 123 e derivati
Excel è di gran lunga il più utilizzato.
Il target dell’OSS è OpenOffice.org anche se Gnumeric viene preso in considerazione.
In molti casi una migrazione da Excel o Lotus 123 a OpenOffice.org o Gnumeric crea pochi problemi a meno che il foglio elettronico non contenga controlli o altri meccanismi che utilizzano delle macro. In questi casi sia le macro che i controlli medesimi devono essere riscritti a mano.

PRESENTAZIONI

In ambiente Windows le presentazioni sono normalmente fatte utilizzando Microsoft Power Point o Corel Draw. Power point con il suo formato *.ppt è il più comune.
Il target OSS è OpenOffice.org. Esso può leggere presentazioni e modelli di Power Point con pochissimi errori e, inoltre, può essere settato per scrivere files con estensione .ppt. Come spiegato nella sezione 14.8.1.2 sarebbe comunque meglio fare una traduzione di base dei modelli più importanti nel formato nativo di OpenOffice.org

Gli utenti dovrebbero passare da Powerpoint a OpenOffice.org piuttosto facilmente in quanto il layout delle due applicazioni e i controlli sono piuttosto simili.

Manipolazione di oggetti grafici ed immagini

I pacchetti di grafica si suddividono in tre principali categorie:

1 Applicazioni di grafica vettoriale

OpenOffice.org comprende alcune applicazioni di disegno:
  Dia è un pacchetto OSS che è simile a Visio. E’ molto usato per generare diagrammi di documentazione e inoltre possiede filtri in grado di leggere documenti generati con vecchie versioni di Visio (non la versione 2002). Esistono librerie di simboli per una grande varietà di applicazioni. Kivio svolge funzioni simili ed è progettato per integrarsi molto bene con l’ambiente KDE ma sembra esser progettato specificatamente per creare diagrammi di flusso.
Sodipodi infinelavora bene con SVG (Scalable Vector Graphics).

I files originati in Visio e pacchetti simili possono essere letti con software OSS ma questo dovrebbe essere testato in ogni caso specifico prima di progettare ed eseguire realmente tutta la migrazione.

2 Grafica bitmap

Questa categoria include una gamma di prodotti molto estesa che comprende sia programmi piuttosto semplici del tipo Paint, sia programmi molto complessi del tipo Adobe Photoshop : il mondo dell’OSS ha prodotto almeno tanti programmi di grafica quanto il settore proprietario e con la stessa varietà di qualità e funzioni. Un solo pacchetto emerge sugli altri ed è The GIMP.

The Gimp è in grado di leggere quasi tutti i formati di file di immagini bitmap (incluso il formato nativo Photoshop) e può anche creare files in molti di questi formati. Fornisce tutte le funzionalità del pennello insieme ad altre importanti quali i layers, i canali e molti alti strumenti noti agli utenti di Photoshop. The Gimp è ampiamente usato per generare e implementare immagini per il web e la stampa. Il solo fattore negativo che attualmente penalizza il programma è la mancanza del pieno controllo del colore, di conseguenza non può essere utilizzato per lavori di elevata qualità in fase di pre stampa.

Generazione PDF

Generare files pdf in OSS è di gran lunga più facile che sotto Windows dove è necessario procurarsi Adobe Acrobat. Esistono diversi strumenti di Postscript e pdf disponibili nelle distribuzioni standard a questo scopo. Inoltre OpenOffice.org fornisce un modo di produrre direttamente files pdf come output. La produzione di pdf può essere impostata come servizio di stampa e fornire così uno strumento di continuità con gli utenti Windows.

MAIL

Esiste un enorme range di interfacce utente per email sia per sistemi proprietari che per ambienti OSS. Come risultato, possiamo solo fornire una visione molto generale del processo di migrazione e degli argomenti ad esso correlati. L’argomento delle mail è anche discusso nella sezione 11.2 e nell’Appendice C.
I principali argomenti riguardanti il lato cliente sono:
La scelta di nuovi client di posta e quindi l’uso della sua interfaccia
La migrazione di mail personali archiviate
La migrazione della rubrica preesistente

Qualsiasi browser di posta venga utilizzato, si rende necessario migrare sia la posta che la rubrica esistenti.
Se il browser di posta presistente è settato per conservare tutte le cartelle su un server IMAP, in tal caso è necessario svolgere poco lavoro e il nuovo browser di posta può semplicemente essere configurato in sostituzione di quello precedente. Dove invece i files locali sono usati come cartelle, allora si rende necessario individuarli e convertirli. Come funzione di default Outlook conserva i files di mail con l’estensione “.pst” in C:\Documents and Settings\<username>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Alcuni utili strumenti di migrazione includono:

Le funzioni di Mail

Gli utenti possono avere notevoli quantità di mail archiviate, sia personale che condivisa con altri membri del gruppo. Ci può essere un requisito legale o procedurale per mantenere un log di tutte le mail spedite e ricevute, quindi, in questi casi l’archiviazione e l’accesso a questi dati deve essere considerato. Gli utenti con pc portatili possono scaricare tutta la loro mail sul proprio laptop, oppure scegliere di mantenere una copia sincronizzata con la master che verrà conservata nell’unità centrale.

Quando si pianifica una migrazione verso servizi mail basati su OSS è importante individuare tutti i dati da conservare ed essere sicuri che essi siano ancora accessibili dopo il completamento della transizione.

Exchange può usare i gruppi Windows come liste di distribuzione, questi sono gli stessi gruppi che Windows usa per il controllo degli accessi. Questo non è il metodo usuale per ottenere le liste di distribuzione in ambiente OSS, ma può essere supportato se richiesto.

Se Outlook è mantenuto come cliente di posta, può rendersi necessario, per accedere alle caselle di posta, riconfigurarlo per un uso IMAP piuttosto che nativo.

Exchange non ha funzioni di esportazione quindi la migrazione dei dati deve essere fatta tramite una connessione client.
Per ulteriori dettagli sui sistemi di posta OSS, fare riferimento alla sezione 11.2 e Appendice C.

Funzioni della rubrica

Gli utenti Outlook creano una rubrica personale automaticamente mentre spediscono e ricevono messaggi. Essi possono anche accedere a una o più rubriche condivise se usano Exchange server. I contenuti di queste rubriche devono essere trasferiti in una forma OSS leggibile.
Le rubriche personali possono essere esportate in forma vCard che è comprensibile da molti client di posta e può essere elaborato da scripts per la conversione in altri formati se necessario. Allo stesso modo, le rubriche condivise possono essere esportate e caricate in un albero LDAP.
I principali problemi vengono dal fatto che Outlook ed Exchange tendenzialmente non adottano lo standard RFC822 per le rubriche interne, quindi i dati esportati potrebbero non contenere indirizzi utilizzabili. In questo caso può essere necessario ricorrere ad uno script di "post-processing" che sia in grado di accedere all’archivio di Active Directory per tradurre il formato degli indirizzi in indirizzi aderenti allo standard RFC822. Questa traduzione si rende necessaria anche se Outlook è mantenuto come client di posta poiché non è in grado di usare gli indirizzi presenti nel proprio formato quando spedisce mail tramite i protocolli standard di invio posta SMTP.

Funzioni di calendario

Alcune amministrazioni fanno un uso intensivo delle funzioni di calendario offerte da Outlook per organizzare e gestire incontri e gestione di prenotazione di stanze. Queste funzioni possono essere utilizzate senza Exchange ma vi sono alcune limitazioni.
Se è stata programmata una migrazione dei client verso l’OSS, i calendari dovrebbero essere esportati in formato vCal e quindi spostati nella nuova piattaforma di gestione del calendario.

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